Recomendaciones para la Organización de un FLISoL

Propósito del evento

El Festival Latinoamericano de Instalación de Software Libre (FLISoL) es un evento que nació con el propósito de dar a conocer a la sociedad, la filosofía y los productos del Software Libre (claro que también del Hardware, los Contenidos y la Cultura Libre). Si bien este evento nace en 2005 (con un antecedente importante en 2003), aún hoy existen personas que no saben qué es el Software Libre o que tienen una idea equivocada, por lo que sigue siendo vigente su propósito. Si quieres conocer los orígenes de este evento, puedes consultar los siguientes artículos: ¿Cómo empezó el FLISoL?, Book FLISoL Bogotá y Qué es el Software Libre.

El FLISoL es un evento global, descentralizado y realizado por voluntarios, lo que significa que en cada ciudad o población, son las propias personas interesadas las que se reúnen para decidir qué hacer y cómo lo van a hacer, para dar a conocer el Software Libre. Sin embargo, se ha establecido una fecha unificada, el cuarto sábado de abril del año, para que el conjunto de eventos tengan un mayor impacto.

Unirse a la organización del evento en tu ciudad, o postularse como organizador es muy fácil, sólo consiste en preguntar en la lista de correos o grupo de mensajería que exista a nivel local o nacional. Por el propósito del evento, más que competir, es importante coordinar y aunar esfuerzos.

Antes del evento

Las actividades que se presentan a continuación no necesariamente se desarrollan de la forma secuencial en la que se presentan:

1. Lo primero es convocar y reunirse con las personas que van a colaborar en la organización del FLISoL, y definir qué actividades se van a realizar. La instalación de sistemas operativos libres, conferencias, talleres y stands son las actividades que normalmente se realizan en este evento, sin embargo, su realización depende que se cuente con voluntarios que quieran colaborar en su organización.

2. Luego se debe gestionar el o los espacios donde se van a realizar las actividades del FLISoL, puede ser un lugar (la centralización facilita la organización) o varios (si se quiere descentralizar y llegar a diferentes grupos de personas), lo importante es que reúna las condiciones adecuadas según las actividades que se vayan a realizar y que se pueda hacer en la fecha definida para el evento (4o sábado de abril):

• Instalación de sistemas operativos libres: Lugar cerrado, con tomas eléctricos, mesas y buena conexión a Internet (preferiblemente por cable).
• Conferencias: Lugar con sillas, video beam y sonido (aunque estas dos últimas se pueden conseguir por aparte).
• Talleres: Los requerimientos dependen de los talleres que se propongan, ya que algunos pueden requerir mesas para colocar portátiles o elementos de electrónica, pero otros talleres pueden requerir espacios abiertos.
• Stands, Lugar amplio con tomas.

3. Elaborar unas piezas gráficas iniciales (por ejemplo para una plantilla de carta, plantilla de correo y un banner para mover por redes sociales) con el logo, la fecha, hora y lugar. En la página de Recursos puedes encontrar los diseños compartidos por algunas grupos en las ediciones anteriores del evento, los cuales, al estar con licencia Creative Commons, tienen la autorización para adaptarlos. En este punto es también importante crear la página web con la información inicial del evento, ya es necesario divulgar el lugar donde se encontrará toda la información relacionada con el evento. La convención para la creación de la página es https://flisol.info/FLISOL[AÑO]/País/Ciudad.

4. Gestionar con empresas, entidades o personas la financiación del evento, ya sea a través de dinero para cubrir gastos básicos, o a través de la entrega de refrigerios, recordatorios para los conferencistas, camisetas para los voluntarios, afiches, etc.

5. Cada responsable de actividad debe iniciar la convocatoria de los instaladores, conferencistas, talleristas, etc.. Algunas recomendaciones, son:

• Convocar y seleccionar personas con trayectoria y con habilidades de comunicación. Se logra un buen impacto cuando las personas invitadas saben transmitir con pasión su experiencia.
• Confirmar las personas con suficiente tiempo, no sólo para que realicen una adecua preparación, sino también para incluir los temas y los nombres en la divulgación que se realice del evento.
• Solicitar nombres completos, correo y celular de contacto por si se requiere comunicarse con las personas invitadas para cuadrar detalles de último momento.
• Preguntar por los requerimientos técnicos para verificar su disponibilidad en el momento oportuno.

6. Realizar una fuerte campaña de divulgación. El propósito del evento es dar a conocer el software libre a quienes no lo conocen, por tanto es necesario gestionar y aprovechar todos los espacios y medios posibles: Radio, Prensa, Redes Sociales, TV, Voz a voz, Afiches, etc. Es importante que la divulgación se realice de forma constante, especialmente en redes sociales, en donde se deberían hacer publicaciones diarias sobre diferentes aspectos: Temas de las conferencias y conferencistas, Tips de las distribuciones que se van a instalar, etc.

7. Realizar y repasar la planeación para el día del evento con los responsables de cada actividad, de esta manera se minimiza la improvisación y los asistentes quedarán con una buena impresión, no sólo del Software Libre, sino también de la organización del evento. Algunos aspectos a considerar:

• Conferencias / Talleres:
  • Verificar el funcionamiento del Video Beam y Micrófonos.
  • Contar con un portátil para las presentaciones, con un fondo de pantalla del evento.
  • Generar una breve reseña de cada conferencista para el momento de la presentación.
  • Concertar el horario de presentación y confirmar con los conferencistas.
  • Definir una persona que haga la presentación de los conferencistas.
  • Determinar si alguna presentación requiere Internet o amplificación del sonido y verificar que esto funcione correctamente.
  • Si se va a certificar la asistencia, crear un formulario de inscripción en línea y un formato para la firma de los asistentes.
  • Disponer de agua para los conferencistas que lo requieran.
• Instalación:
  • Definir las distribuciones que se pueden instalar de acuerdo con la experiencia de los voluntarios y promocionar sólo estas distribuciones.

  • Construir unas guías de instalación de cada distribución de forma colectiva, para asegurar que los computadores instalados queden configurados con lo que requiere un usuario que no tiene conocimientos de sistemas (ejemplos Guía de Xubuntu y Guía de Linux Mint).

  • Crear un formulario de pre-registro para los equipos que van a llevar y un documento para la exoneración de responsabilidad (ver ejemplo de Popayán).

  • En la medida que se vayan pre-registrando los equipos, se deben enviar la preparación que se debe hacer sobre los equipos que se van a instalar (ver Requerimientos claros antes de inscribirse o Antes de traer tu equipo)

  • Grabar varios juegos de instaladores de las distribuciones y configurar, si es posible, un espejo de los repositorios de paquetes que se van a instalar, para no depender de Internet en el momento de la instalación.
  • Conseguir extensiones eléctricas, monitores, teclados para cada puesto de instalación y marcarlos adecuadamente para facilitar su posterior devolución.
  • Prever los problemas técnicos que se puedan presentar y las opciones de solución.
  • Mientras se esté haciendo la instalación, orientar a las personas sobre los lugares presenciales o virtuales donde pueden encontrar asesoría u apoyo para aprender a usar estos sistemas operativos libres.
• Stands
  • Conseguir mesas y extensiones eléctricas.
  • Probar Internet (aunque siempre es aconsejable no depender de este servicio, porque el día del evento generalmente colapsa).
  • Realizar posters o carteles con el titulo o tema de cada stand.
• Logística general
  • Definir el proceso para el registro e ingreso de computadores que van a ser instalados.
  • Designar a una persona para que tome fotografías, grave entrevistas cortas y publique en redes sociales.
  • Si el evento dura más de 4 horas gestionar refrigerios para los instaladores y los voluntarios.
  • Hacer una relación de todos los implementos que se prestan y marcarlos con cinta.
  • Crear e imprimir pendones para el día del evento.

8. Definir los indicadores que se llevaran en el evento. Puede consultar la página Estadisticas. Los más comunes, son:

• Número de computadores instalados con un sistema operativo libre y tipo.
• Número de asistentes (a las conferencias, stands, etc.)
• Número de conferencias, stands, etc.

Durante el evento

1. Prever el tiempo que puede tomar la organización logística (colocar mesas y sillas, extensiones eléctricas, pendones, etc.) y llegar con suficiente tiempo para que a la hora de apertura todo este listo. Si es posible, dejar organizando lo que se pueda desde el día anterior.

2. Verificar que hayan llegado los voluntarios y repasar el rol que tendrán.

3. Atender las eventualidades que se presenten.

4. Cuando finalice el evento. Recoger y organizar todo como estaba inicialmente, y entregar el sitio.

Después del evento

1. Consolidar y registrar en la página web del evento las estadísticas.

3. Devolver los implementos prestados.

3. Generar y entregar (en físico o virtual) los certificados de asistencia o participación.

3. Publicar las fotos y videos generados y hacer publicaciones en redes sociales.

5. Realizar cartas de agradecimiento a los conferencistas y a las personas e instituciones que facilitaron la organización del FLISoL.

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Este documento surge de la videconferencia realizada con personas de Santander, Cundinamarca y Boyacá (departamento de Colombia), en febrero de 2020, interesadas en organizar por primera vez el FLISoL en sus ciudades, sin embargo en el pasado ya se han creado documentos similares, que también se sugiere consultar:

• Plan de Acción creado por la Asociación de Software Libre del Ecuador para el FLISoL del 2007

• Organización de un InstallFest para el FLISoL del 2008